Sistemas de Información

Sistemas de información (HIS)

Dr Sergio Konig

Para garantizar el éxito de un proceso de rediseño institucional de un hospital es necesario implementar un adecuado sistema de información. Además será necesaria la convicción de la importancia estratégica del recurso humano; crear las condiciones para que los cambios sean producto de un proceso participativo en todos los niveles del equipo de salud y que los diversos estamentos estén involucrados en el logro de los resultados : Éxito o Fracaso.

Además el hospital se ve en la necesidad de estar en condiciones de responder a los distintos requerimientos de información desde los distintos niveles de análisis e integrar la Información Gerencial y Estratégica que le permitan garantizar el cuidado de la salud de las personas.

Resulta importante dimensionar al Hospital como una organización en la cual es factible identificar las siguientes estructuras genéricas o servicios :

· Servicios administrativos: administración, finanzas, personal etc.

· Unidades médicas: consultorios externos, emergencias, servicios clínicos, servicios quirúrgicos etc.

· Unidades de médico-técnico (servicios de diagnóstico): laboratorio (bioquímico), hematología/hemoterapia, bacteriología/virología, inmunología, patología/citología, diagnóstico por imágenes, estudios funcionales, etc.

· Administración de la información: archivos, procesamiento de datos, estadísticas, comunicaciones.

· Unidades de insumos: farmacia y almacén.

· Logística: cocina, lavadero, seguridad y mantenimiento.

A su vez, el hospital como organización es una estructura compleja que debe coordinar todos sus recursos haciendo confluir objetivos en torno a los recursos con que cuenta, la evaluación y el planeamiento de los mismo, la administración de la información, para la administración hospitalaria en su conjunto con la necesidad de administración de los pacientes y del cuidado de salud brindados.

Administración hospitalaria y administración de pacientes

· Administración hospitalaria

o Administración de recursos

o Finanzas

o Personal

o Materiales

o Camas

o Citas/turnos

o Insumos

· Administración de pacientes

o Manejo administrativo

o Identificación

o Admisión, transferencia, egresos

o Pedidos

o Facturación

· Evaluación y planeamiento

o Actividades

o Atención médica

o Epidemiología intrahospitalaria

o Investigación clínica

· Procedimientos

o Diagnósticos

o Tratamientos

o Prognosis

o Vigilancia

· Administración de información

o Archivos

o Acceso a bases de datos

o Arquitectura del SIH

· Administración del registro médico

o Registro médico

Las necesidades de administración de un hospital pueden ser resumidas de la siguiente manera: médico-administrativa, financiera, gerencial, actividades, personal.

Los sistemas de información que brinden control administrativo deben ser adaptables a la organización, fáciles de entender, modulares, deben brindar flexibilidad administrativa con libertad de seleccionar/cambiar y con un redundancia natural de la información. Para que el mismo pueda ser mantenido, el costo operativo deberá ser lo más bajo posible.

Sistemas de información

La práctica de la medicina es “dominada por el modo de procesar o reprocesar la información, recuperarla y comunicarla” (Barnett, 1990). Hoy, sin lugar a dudas, brindar servicios de alta calidad para el cuidado de la salud es una actividad dependiente de control sobre los procesos por los cuales la misma se garantiza y brinda. De hecho, el desarrollo de sistemas de salud adecuados a la realidad requiere evaluaciones periódicas ya no en términos de cumplimiento de actividades sino en términos de niveles de salud logrados. El tratamiento y la obtención de información clara, precisa, confiable y oportuna para el planeamiento, la organización y la toma de decisiones, resulta en este contexto un factor estratégico de éxito.

Un exitoso sistema de información se apoya en el contenido, la estructura, la fiabilidad y adecuación de su información y es necesario entender que la información de salud y su administración pueden ser abordadas desde diferentes perspectivas. Por ejemplo: según el tipo y/o uso de los datos, agrupándolos en categorías de datos; desde la perspectiva funcional que involucre todo lo concerniente al planeamiento estratégico, la integración, mantenimiento de toda la tecnología de la información y de las políticas y procedimientos para adquisición, implementación y operación de las tecnologías; desde la perspectiva de quienes manejan la información en las instituciones de salud; y finalmente, desde la perspectiva de la información como un recurso que requiere definiciones respecto de su propiedad, estructura, contenido y adecuación.

Administración de la información

· Categorías de datos clínicos

o Demográficos

o Financieros

o Investigación/Literatura

o Epidemiológicos

· Control y Aministración deinformación de recursos

o

o Plan estratégico

o Plan de sistemas

o Sistema de información de recursos

o Políticas

o Procedimientos

· Operación de la información

o Recuperación

o Almacenamiento

o Manipulación

o Análisis

· Información como recurso

o Propiedad

o Estructura

o Contenido

o Adecuación

Los atributos de un sistema de información integrado son: flexibilidad, escalabilidad (expansión), modularidad, fiabilidad y seguridad.

Niveles de implementación de tecnologías de la información

Ante la rapidez de los cambios tecnológicos, el aumento de los costos y de los riesgos de la tecnología, y el traspaso de aplicaciones para tareas decisivas, es necesario administrar la incorporación de tecnología en función del nivel de desarrollo de la organización y sus metas estratégicas.

Es factible separar en tres niveles el proceso de incorporación de tecnologías de la información y comunicaciones para los hospitales u otras instituciones de salud :

· Nivel 1. Soporte a la administración y finanzas, donde el foco está puesto en la contención de costos y tener capacidad de poder facturar.

· Nivel 2. Soporte a la administración de la información, donde la meta es un fácil acceso a toda la información necesaria sobre recursos para tomar decisiones estratégicas para la institución.

· Nivel 3. Soporte al gerenciamiento de procesos, donde la meta es en función del pleno control sobre cada una de las partes involucradas en los procesos de atención de la salud, tener la capacidad de actuar oportunamente para mejorar, apoyar y proteger los procesos decisivos de la institución con un programa de gerenciamiento de los recursos abarcativo e integrado.

En la figura 1 se muestra la relación entre el nivel de implementación de sistemas de información y el recupero de la inversión realizada en tecnologías de la información. Resulta importante destacar que el recupero de la inversión recién es evidente a partir de la incorporación del gerenciamiento de la información en términos de control sobre todos los recursos.

Figura 1.- Relación entre implementación del sistema y recupero de la inversión

La figura 2 muestra que existe una natural relación entre los niveles gerenciales que se pretende para la institución y la incorporación de tecnología, los sistemas de información con la arquitectura y modelos específicos para cada nivel.

Figura 2.- Relación entre niveles gerenciales e incorporación de tecnología

La formulación de la estrategia general mediante la cual el hospital pretende lograr su rol y misión institucional en función de su entorno y de cara a los paradigmas de cambio en el proceso de atención de la salud resulta crítico, considerando que cada uno de los pasos en dichas estrategias tiene “actividades espejo”, que representan la actividad y el desarrollo paralelo para los sistemas de información.

A modo de ejemplo se plantean en función de cuatro estrategias u objetivos institucionales: cuáles son los factores críticos de éxito para lograrlos, cuáles son los procesos necesarios y los requerimientos de información y de conectividad que permitirán alcanzar los mismos.

Como resulta lógico, cada estrategia tomada individualmente se diferencia de la otra tanto en los factores claves que deberán ser llevados adelante como por lo procesos que garantizan su ejecución e impacto.

El hospital y la administración de la información

“Un sistema ideal permitirá utilizar diferentes modelos”, Tumbas & Corcoran, 1988.

“Los sistemas deben poder responder a los cambios requeridos en la metodología del cuidado de la salud”, Zielstorff, Hudgings & Grobe, 1993.

Sin duda, los hospitales son una parte muy importante de los sistemas de atención de salud. Los participantes involucrados, directa o indirectamente, en los sistemas de información hospitalarios incluyen pacientes, personal de atención de la salud (médicos, enfermeras, personal paramédico, farmacéuticos, biólogos, ingenieros biomédicos, etc.), personal administrativo y los involucrados fuera del hospital, como las organizaciones gubernamentales, la industria y los medios.

Por toda esta complejidad, un sistema de información hospitalaria debe ser considerado en el sentido amplio de la información en salud, en orden de no subestimar la necesidad de comunicación con los otros componentes del sistema de salud. En la figura 3 se brindan ejemplos de los niveles de análisis de un sistema de información en salud, que denota la necesidad de integración, normalización y modularidad de la información en salud.

Figura 3.- Niveles de análisis de un sistema de información de salud

Nivel	Necesidades
Pacientes	Administración de registros médicos; Administración de procedimientos; Soporte a las decisiones
Unidades técnicas de prestación de Servicios médicos	Evaluación de actividades ; Investigación clínica
Hospital	Administración de recursos ; Costos por procesos
Redes de atención de salud	Planeamiento financiero ; Administración de recursos humanos
Nacional	Planificación de gastos ; Epidemiología
Internacional	Comparación

En líneas generales, existen en el mercado diferentes ofertas de sistemas para “informatizar” los hospitales, la mayoría de los mismos

cubren sólo el área administrativocontable, y su integración con los sistemas médicos de registros y de toma de decisiones resulta

sumamente dificultosa cuando no imposible.

Los diferentes proyectos de sistemas de información hospitalaria encuentran casi en su totalidad en nuestro medio con un escenario muy clásico y se transforman virtualmente en un estándar práctico que responde a ciertas características :

A demanda de las estructuras administrativas surge la necesidad de “informatizar”.

La búsqueda de sus soluciones es llevada a cabo con esta conclusión: “Ningún otro sistema trabajará para nosotros como aquél que sea diseñado por nosotros mismos”. En la gran mayoría de los casos existe un total desconocimiento de otras experiencias en el área o de lo publicado en la literatura.

Por el consejo de los que consultan, como por el consejo de los vendedores de sistemas ya existentes, el hospital recomienda una gran inversión tecnológica.

Los usuarios potenciales tienen una escasa comprensión de las funciones del sistema que debe ser desarrollado o de las bases del proceso de diseño del software. Muchos grupos no tienen noción de cómo colaborar con los otros; lo que determina un aumento de los costos y de tiempo.

Los profesionales de la salud son excluidos del proceso de planeamiento. En los casos en los que se decide incorporarlos se enfrenta el inconveniente de la falta de interlocutores válidos en un personal del área de la salud y los profesionales de sistemas. Los sistemas que procesan información, en líneas generales, carecen de coherencia con los planes de la administración central (provincial o nacional), no responden a las aspiraciones de los participantes a nivel institucional y no se ajustan a las orientaciones estratégicas de la política en salud en lo referente a disponibilidad de información para la toma de decisiones.

Los sistemas de información carecen en su mayoría de controles y procesos de relevamiento claramente determinados que hagan a su confiabilidad.

Definición de Sistema de Información Hospitalario

Un Sistema de Información Hospitalario (HIS), tambien llamado Sistema de Información Clínica (CIS) es un sistema de información integrado diseñado para manejar los aspectos administrativos, financieros y clínicos de un hospital. Esto abarca el proceso de información basado en papel así como tambien los datos procesados en máquinas. Como área de la informática médica el objetivo de un HIS es lograr el mejor soporte posible del cuidado del paciente y la administración por procesamiento electrónico de datos.

Puede estar compuesto de uno ó varios componentes de software con extensiones específicas por especialidad así como tambien de una gran variedad de subsistemas en especialidades médicas (ej;Sistema de Información de Laboratorio, Sistema de Información de Radiología, Farmacia, etc.

Un Sistema de Información Hospitalaria (SIH) puede ser definido como un sistema computarizado diseñado para hacer más fácil el gerenciamiento de toda la información médica y administrativa de todo el hospital, y para mejorar la calidad de la atención médica. Un Sistema de Información Hospitalaria debe ser un sistema integrado por vocación, y también puede ser llamado como un Sistema Integrado de Procesamiento de la Información Hospitalaria (SIPIH).

Los SIH han seguido las tendencias evolutivas generales de todos los sistemas informáticos: una amplia central de computadoras, la aparición de micro-computadoras permitió el reemplazo de terminales pasivas, la implementaron de las mismas permitió conectar a todas en una red, y el desarrollo de estaciones de trabajo y multimedia. A pesar de las muchas docenas de SIH que se encuentran en el mercado, sólo unos pocos productos cubren todos los requerimientos de un hospital, o proveen una adecuada integración con las amplias redes de atención en salud. La diversidad de emprendimientos, los jugadores involucrados, las organizaciones existentes, y las posibilidades técnicas justifican esta situación. De cualquier modo, la instalación de un SIH es una necesidad y debe ser adecuada y ampliamente soportado por todos por todos los participantes del sistema de salud.

Se requieren varias condiciones para la implementación exitosa de un SIH Algunas de las más importantes incluyen:

· Un conocimiento exhaustivo de los sistemas de información subyacentes en el hospital.

· Un análisis detallado de las estructuras sociológicas del hospital; y externa con el ambiente.

· Una muy buena estrategia de adaptación, tanto del software como del hardware.

· Una buena estimación de los recursos necesarios para la implementación y el mantenimiento.

Niveles de un Sistema de Información

Como organizaciones complejas los Hospitales manejan cantidades considerables de información. Un punto importante es el requerimiento de un profundo análisis de los sistemas de información de un hospital, todos los elementos que interactúan necesitan ser reunidos, procesados y suplementados para dar información necesaria a las diferentes actividades del hospital